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企业档案管理

    说起档案管理,大多数 人会觉得跟国企或政府事业单位有关,殊不知 我们民营企业尤其是经营多年的企业也非常需要做档案管理,否则会 影响到我们的工作效率,严重的 话会影响到公司的可持续发展。

    先普及 一下档案的基础知识,什么是档案。因为大 家很容易会把公司经营过程中涉及的所有文件、资料、实物都以为是档案,其实不然。档案是 指组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的,对国家、社会、组织或 个人有保存价值的各种文字、图表、声像等 不同形式的历史记录。

哪么,如何来 判定那些是档案,那些不是档案呢?

我认为 档案需要符合以下的特点:
1、原始性:判断一 份材料是不是档案关键要看它是不是具有原始性; 当然为了方便管理,我们经 常也会将原始的档案进行复印或复制,也会作 为复印件或复制品进行保管和利用;
2、真实性:客观真实的材料; 有些档 案因为历史的原因,可能没有原件,但是有 人将事实进行了客观、科学的记录,这些客 观真实的材料也是具有保存价值的档案;
3、有保存价值:指对国家、社会、组织和个人的价值。
既然是档案,就需要保存,既然要保存,一定是有价值、有意义,如果没有价值,没有意义,就不属于的范畴,也很好理解,普通的 一块泥土或者一块石头,因为没有保存价值,就不是档案,但是如 果是一块特别的泥土、一块特别的石头,具有研 究和开发利用的价值,就可以是档案。
当然,不同的文件资料,在不同 的企业里具有的价值千差万别,所以我 们如果讨论的是企业档案,显然什 么是档案还是企业说了算,只要对企业有意义,有价值,都可以是企业的档案,都需要 进行保存和管理,才能给企业带来价值。在企业 档案管理的范畴里,我们经 常会将企业的文档管理也纳入进来,尽管文 档尤其是电子文档因为极易被修改和篡改,很难进行原始性、真实性的判定,但是因 为对企业的经营具有价值,比如一 个文档的模板可以提高员工的工作效率,一个项 目方案可以给大家学习和使用,一个合 同的复印件电子版可以随时被查阅,往往企 业会将这些文件也管理起来,随时为 企业员工查询和利用,既可以 减少不必要的重复劳动,又可以提高工作效率,增强企业的竞争力。
企业档 案还因为每个企业的经营范围不一样,所以档案也不一样,最常见 的档案有企业在经营过程中涉及的证照、雇员的资料、客户的资料、交易的合同和协议、财务往来的票据、业务相 关的文件资料等等,这些档 案可以帮助企业随时了解企业经营的过程,当遇到 问题时可以追溯,还可以 帮助企业进行分析和研究,总之很 难想象一个企业如果没有这些档案资料的管理,企业能够顺利的经营,所以可 以肯定任何一个企业都需要对企业的档案资料进行管理,只是每 个企业的管理方式和方法各不相同,有些有专人管,有些则兼着管,有些用手工管,有些用电脑管,还有些 会用专业的档案管理软件来管,三盟企 业档案管理平台软件就可以帮助各行业的企业实现高效、实用、适合自 己的企业档案管理,欢迎垂询三盟软件。
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